Generalforsamling i en coronatid

Camilla Overgaard, formand for DMF Aarhus

”Som covid-19 situationen ser ud i øjeblikket og med de gældende restriktioner, forventer vi, at der går lang tid, før vi igen kan samles, som vi har kunnet ved tidligere generalforsamlinger. Det er selvfølgelig vigtigt, at vores generalforsamling afholdes på en forsvarlig måde, men planlægningen er udfordrende i en virkelighed, vi har svært ved at forudsige. Vi havde oprindeligt håbet på, at vi kunne afholde vores generalforsamling i slutningen af marts, men vi har vurderet, at det ikke er realistisk, hvis vi gerne vil kunne favne en eller anden grad af fysisk fremmøde. 

Vi planlægger i øjeblikket efter at kunne afholde vores generalforsamling i begyndelsen af maj, hvor vi regner med, at en vis grad af fysisk fremmøde vil være en mulighed. Samtidig forbereder vi os også på, at det kan være nødvendigt at supplere det fysiske fremmøde med muligheden for at deltage digitalt. Lige nu forestiller vi os en løsning, hvor det supplement bliver, at medlemmer kan deltage i generalforsamlingen via Microsoft Teams, og hvor afstemning her foregår ved hjælp af Survey Monkey. Såfremt vi ender med at måtte benytte os af dette hybrid-format, hvor der både er fysisk og digital deltagelse, ligger der en udfordring i at skabe gode betingelser for deltagelse begge steder. Det kommer til at kræve en hel del planlægning fra bestyrelsens side med hensyn til den tekniske afvikling og kommunikationen omkring generalforsamlingen. 

Det er ikke alle, der har lige stor erfaring med digital deltagelse, og derfor er det vigtigt, at vi er klar til at hjælpe medlemmerne godt igennem, så vi sikrer så stærkt et medlemsdemokrati som muligt også i disse vanskelige tider. I forbindelse med selve afviklingen af en hybrid generalforsamling kunne en mulig løsning være at have en dirigent, som varetager den rolle, dirigenten normalt har i det fysiske rum, men i tillæg til dette have en person, der er ansvarlig for at holde øje med de medlemmer online, som ønsker at få ordet, og løbende give dirigenten besked om dette, da det er vanskeligt for én person at forholde sig til både det fysiske og det digitale rum på samme tid. 

Derudover er der også brug for en person, som tager sig af selve den tekniske afvikling. Det kunne eksempelvis være at styre de elektroniske afstemninger samt skærmdeling af de dokumenter, som generalforsamlingen skal forholde sig til. Det er en udfordrende opgave at afvikle en generalforsamling med de benspænd, corona fører med sig, men det er ikke en umulig opgave, hvis vi samarbejder og deler vores erfaringer med hinanden på tværs af afdelingerne. ”
 

Kim Jensen, formand for DMF Sydvest

”Afdelingen er, som resten af samfundet, hårdt mærket af coronasituationen. Alle de sociale og musikalske arrangementer, som afdelingen plejer at afvikle, har ikke været mulige. Det, der gør mest ondt, er naturligvis at se vores medlemmer, som lider under dette, ikke kan komme på spillejobs og så samtidigt skal slås med ugennemtænkte ”hjælpepakker” og manglende forståelse for vores branche.

Vi havde planlagt at afholde vores ordinære generalforsamling den 28. februar. Bestyrelsen havde planlagt lidt ekstra i år, da afdelingen kan fejre 120 års jubilæum. Både pga. Corona og jubilæet havde bestyrelsen besluttet at lave en Live Stream videokonkurrence, hvor vinderen bliver belønnet med dkk 10.000 i præmie, samt 2 dages indspilning i Lundgaard Studiet til værdi af dkk 10.000. – og i 2. præmie er der i samarbejde med Musikkens Hus på Fanø et ophold til en værdi af dkk 3.500 på højkant.
Der var planlagt, at vinderen optræder på generalforsamlingen. Derfor vil bestyrelsen strække sig rigtigt langt for, at generalforsamlingen bliver i fysisk form.

Foreløbig er den planlagt til den 28. marts 2021 – med forbehold for, at den kan blive udskudt igen afhængig af coronasituation og gældende restriktioner. ”

Anders Hvidberg-Hansen, formand for DMF Roskilde

”Vi har i DMF Roskildes bestyrelse diskuteret muligheden for afholdelse af GF online og har i fællesskab afvejet fordelene og ulemperne herved. Den største ulempe er klart, at vi typisk plejer at gøre vores GF til et sted, hvor både musikken, det sociale samvær og det fagpolitiske mødes – og ofte åbnet dørene for offentligheden efter den formelle del for at synliggøre vores tilstedeværelse som musikere i Alle Tiders Musikby Roskilde. En anden overvejelse imod angår de rent tekniske aspekter omkring mødet (f.eks. stemmeafgivelse), da en del bestyrelsesmedlemmer er på valg i år.

Til gengæld regner vi med, at en afholdelse online kan medføre en større deltagelse fra især de medlemmer, som normalt ikke møder op til GF. Det er i hvert fald det mål, vi har i år: At vinde den virtuelle udfordring og vende den til foreningens fordel.
Vores GF 2021 bliver derfor afholdt online søndag den 14. marts kl. 11-13. Vi holder os her til den formelle del og venter med de planlagte sociale og faglige medlemsaktiviteter, til vi kan mødes for sjov og alvor ude i virkeligheden.”